La capture de documents dans Zeendoc transforme radicalement le paysage de la dématérialisation. Les entreprises adoptrent cette technologie pour améliorer leur gestion documentaire et optimiser leur productivité. Chaque document numérisé devient un actif précieux, accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil connecté. Loin de se limiter à une simple archive, Zeendoc propose des fonctionnalités novatrices, telles que l’indexation automatique et la signature électronique. Grâce à cette solution, la traçabilité des documents s’améliore, favorisant une gestion rigoureuse et sécurisée. Les processus deviennent ainsi plus fluides, permettant un contrôle sans précédent sur les flux d’informations. Cette méthode innovante constitue un levier incontournable pour toute organisation désireuse de s’inscrire dans une démarche de modernité et d’efficacité.
| Vue d’ensemble |
| Dématérialisation des documents : Zeendoc permet de convertir des documents physiques en fichiers numériques. |
| Utilisation de scanners pour créer des copies numériques avec une valeur juridique. |
| Indexation automatique des documents pour un accès rapide et facile. |
| Dépôt des documents par emails, dépots directs ou via une imprimante virtuelle. |
| Gestion des droits d’accès pour contrôler qui peut voir ou modifier chaque document. |
| Signature électronique intégrée pour sécuriser les documents numérisés. |
| Accès aux documents depuis n’importe où avec une connexion Internet via ordinateur ou mobile. |
| Notifications automatiques pour tenir informés les utilisateurs des modifications ou validations nécessaires. |
| Partage sécurisé des documents parmi les membres de l’équipe. |
| Robustesse de l’outil pour gérer un volume élevé de documents sans perte de performance. |
Le processus de capture des documents dans Zeendoc
La capture de documents au sein de Zeendoc repose sur un ensemble de méthodes sophistiquées visant à faciliter la gestion électronique des documents. Cet outil de dématérialisation permet aux entreprises de numériser, d’archiver et de traiter des documents variés, tels que des factures, des contrats ou des emails. Grâce à cette solution, le besoin de conserver des documents papier devient obsolète.
Les différentes méthodes de capture
Zeendoc propose plusieurs options pour capturer vos documents numériques. Parmi celles-ci, on trouve l’envoi direct par email, le dépôt direct dans le système, et l’utilisation d’une imprimante virtuelle. Chaque méthode répond à des besoins spécifiques et s’intègre parfaitement au flux de travail habituel des entreprises.
La méthode par email permet d’envoyer directement des documents à un dossier spécifique de Zeendoc. Cette technique est idéale pour les factures fournisseurs ou les contrats. Le dépôt direct offre quant à lui la possibilité de glisser-déposer des fichiers dans l’application, facilitant ainsi une intégration rapide et intuitive. Enfin, l’imprimante virtuelle transforme tout document imprimable en fichier numérique, simplifiant considérablement le processus de numérisation.
L’indexation automatique des documents
Une fonctionnalité clé de Zeendoc est l’indexation automatique. Après la capture, chaque document est analysé pour extraire des métadonnées pertinentes. Ceci permet un tri et un archivage efficaces. Les utilisateurs gagnent ainsi un temps précieux, car ils n’ont plus à renseigner manuellement chaque champ. Grâce à des algorithmes avancés, l’application identifie le type de document et procède à son indexation en fonction des informations détectées.
La gestion des workflows
Zeendoc facilite aussi la gestion des workflows grâce à son interface intuitive. Les utilisateurs peuvent paramétrer des processus spécifiques pour chaque type de document. Par exemple, lorsque des factures sont capturées, ils peuvent décider des personnes responsables de la validation et du contrôle. Ce système non seulement automatise les tâches courantes, mais garantit également une traçabilité parfaite.
Les options d’envoi mixte, qu’elles soient numériques ou postales, simplifient la communication autour des documents. Lorsqu’un document est validé, il peut être envoyé par email à toutes les parties prenantes ou imprimé dans le cadre d’une gestion documentaire physique.
Accessibilité des documents
La solution Zeendoc assure une accessibilité optimale à votre mémoire documentaire. Peu importe l’endroit où se trouvent les utilisateurs, ils disposent d’un accès sécurisé via un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Ce système permet une flexibilité appréciable, notamment pour les équipes en déplacement ou travaillant à distance. La sécurité des données est garantie grâce à des protocoles de chiffrement avancés.
L’intégration avec l’outil Select2Search permet également d’accéder aux documents directement depuis n’importe quel logiciel. Ainsi, les collaborateurs ne perdent pas de temps à naviguer dans différents systèmes pour trouver l’information requise.
Conclusion sur la capture de documents
Zeendoc offre un processus de capture de documents fluide et efficace, adapté aux exigences contemporaines des entreprises. Les méthodes variées de numérisation, l’indexation automatique, la gestion des workflows et l’accessibilité transcendent les limitations traditionnellement rencontrées dans la gestion documentaire. Ces fonctionnalités contribuent à une gestion électronique des documents harmonisée, simplifiant la vie des utilisateurs tout en optimisant les opérations internes.
Questions fréquentes sur la capture de documents dans Zeendoc
Comment peut-on capturer des documents dans Zeendoc ?
Dans Zeendoc, la capture de documents peut se faire par plusieurs méthodes, notamment la numérisation via un scanner pour les documents papier, l’envoi d’e-mails, ou encore le dépôt direct des fichiers sur la plateforme.
Est-ce que les documents numérisés ont une valeur juridique ?
Oui, les documents numérisés avec Zeendoc possèdent une valeur juridique équivalente à celle des documents originaux, à condition qu’ils soient numérisés conformément aux réglementations en vigueur.
Quelles sont les étapes pour capturer un document avec Zeendoc ?
Les étapes pour capturer un document consistent à le numériser ou à le télécharger sur la plateforme, à procéder à son indexation automatique, puis à le classer pour un accès ultérieur facilité.
Comment fonctionne l’indexation automatique des documents ?
L’indexation automatique dans Zeendoc analyse le contenu des documents capturés et génère des métadonnées qui aident à les retrouver rapidement lors des recherches.
Peut-on capturer plusieurs documents en même temps ?
Oui, Zeendoc permet le dépôt de documents par lot, facilitant le traitement de plusieurs fichiers simultanément afin de gagner du temps.
Qu’est-ce qu’une signature électronique dans Zeendoc ?
La signature électronique dans Zeendoc est un moyen sécurisé de valider et d’authentifier les documents numériques, garantissant ainsi leur intégrité et leur provenance.
Y a-t-il des outils pour faciliter l’accès aux documents capturés ?
Oui, Zeendoc propose des outils tels que Select2Search, qui permet d’accéder à vos documents depuis n’importe quel logiciel de votre ordinateur, rendant la recherche encore plus fluide.
Quels types de fichiers peuvent être capturés dans Zeendoc ?
Zeendoc supporte une grande variété de formats de fichiers, y compris les documents PDF, les images, les documents Word, et bien d’autres formats courants.
Comment gérer les autorisations de contrôle des documents dans Zeendoc ?
Avec Zeendoc, vous pouvez définir des rôles et des permissions pour chaque utilisateur, permettant de contrôler qui peut visualiser, modifier ou valider les documents capturés.
Est-ce que Zeendoc offre des notifications lors de la capture de documents ?
Oui, Zeendoc permet d’automatiser l’envoi de notifications aux utilisateurs concernés lors de la capture et du traitement des documents, assurant ainsi un suivi efficace.
